Kostenerstattungsordnung

Die Kostenerstattungsordnung von BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN Mecklenburg-Vorpommern wurde am 23.03.2019 durch den Landesfinanzrat beschlossen und im Dezember 2023 aktualisiert.

Die Erstattungsordnung des Landesverbandes gilt für den Landesverband Mecklenburg-Vorpommern und alle nachgeordneten Gliederungen, sofern keine eigene Kostenerstattungsordnung oder entsprechende Regelungen in gliederungsspezifischen Finanzordnungen vorliegen. Kostenerstattungsordnungen von Kreisverbänden dürfen der Landesverordnung nicht widersprechen.

1. Persönlicher Geltungsbereich

Erstattung nach dieser Ordnung erhalten Mitglieder und Beauftragte des Landesverbandes BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN Mecklenburg-Vorpommern einschließlich nachgeordneter Gliederungen, wenn sie durch Auftrag, Beschluss oder Wahl durch hierzu befugte Personen oder Parteigremien als Delegierte oder Beauftragte tätig werden. Auftrag, Beschluss oder Wahl sind zu protokollieren.

2. Sachlicher Geltungsbereich

a) Erstattungsfähig sind nur Aufwendungen, die sich aus dem besonderen Auftrag, Beschluss oder die besondere Wahl ergeben. Nicht erstattet werden Aufwendungen, die über den besonderen Auftrag, Beschluss oder die besondere Wahl hinausreichen und/oder auf die eigene Entscheidung des Mitglieds zurückgehen. Die Erstattung darf maximal in Höhe der Beschaffungskosten beantragt und gewährt werden. b) Erstattungsfähig, durch Vorlage von Originalbelegen, nach dieser Ordnung sind: - Fahrtkosten - Verpflegungsmehraufwendungen durch Auswärtstätigkeit - Übernachtungskosten ohne Frühstück - Sachkosten, wie Telekommunikationsgebühren, Porto, Büromaterial, Bewirtung, Kosten der Beförderung von Sachen durch Privattransporte oder Zustellunternehmen (z.B. UPS, DPD ...), Informationskosten usw.

3. Allgemeines

a) Bei der Planung von Reisen und der Tätigung von Ausgaben gilt das Sparsamkeitsprinzip. b) Erstattungs- und Reisekostenanträge sind zeitnah, spätestens aber innerhalb von 3 Monaten nach Anfall der Ausgabe oder Ende der Dienstreise zu stellen. Erstattungs- und Reisekostenanträge für Ausgaben bzw. Reisen, die länger als 3 Monate zurückliegen, sind nicht mehr erstattungsfähig. 2 c) Erstattungsanträge für Ausgaben im November oder Dezember eines Jahres sind spätestens bis zum 31. Januar des Folgejahres zu stellen. Für Verzichtsspenden gilt diese Fristenregelung analog. Alle Kostenerstattungen, die nach dem 31.01. des Folgejahres geltend gemacht werden, sind nicht mehr erstattungsfähig. d) Reise- und Übernachtungskosten zu externen Tagungen, Veranstaltungen o.ä. werden durch den Landesverband erstattet insofern eine Delegierung durch die Landesdelegiertenkonferenz, den Landesdelegiertenrat, den Landesvorstand bzw. durch die LAG-Sprecher*innen vorliegt. Diese ist dem Erstattungsantrag beizufügen. e) Reisen ins Ausland werden nur auf Antrag bei nachvollziehbarer Begründung erstattet, insofern es sich nicht um Delegierungen zum Extended European Green Party Congress handelt. Flugreisen sind nicht erstattungsfähig. f) Ab einer beantragten Gesamtsumme von 500,- Euro werden Erstattungsanträge dem*der Landesschatzmeister*in zum Beschluss vorgelegt. g) Für geplante/absehbare Reisen bzw. Auslagen kann bei der zuständigen Gliederung ein Vorschuss beantragt werden. Der Antrag kann formlos bei der entsprechenden Geschäftsstelle eingereicht werden und muss neben Informationen zum Anlass, der beantragten Gesamthöhe eine Auflistung der voraussichtlichen Kosten (z.B. Reise- und Übernachtungskosten) enthalten. Ab einer Gesamtsumme von 500,- € wird der Antrag der*dem Landesschatzmeister*in zur Freigabe vorgelegt. Eine Abrechnung der Reise bzw. der Auslage hat unmittelbar nach dem Anlass zu erfolgen. Sofern die Abrechnung nicht innerhalb der 3-Monatsfrist erfolgt, wird der Vorschuss zurückgefordert.

4. Fahrtkosten

a) Bevorzugtes Verkehrsmittel ist der öffentliche Nahverkehr. Die Kosten werden gegen Vorlage des Originalbelegs erstattet; bei Bahnreisen die Kosten der 2. Klasse, (empfehlenswert beim Kauf des Tickets ist die Angabe des Großkundenrabattes für BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: BMIS-NR.: 21 00 464). b) Die Benutzung der Bahncard wird empfohlen. Die Kosten einer Bahncard 25, 50 oder einer Zeitkarte für den ÖPNV werden auf Antrag und Nachweis der entsprechenden Kostenersparnis bis maximal in Höhe der Gesamtkosten erstattet. Der Antrag darf nur nachträglich nach Ablauf des jeweiligen Gültigkeitszeitraums gestellt werden. c) Bei der Benutzung von privaten Beförderungsmitteln (PKW, Moped etc.) gelten die Pauschalsätze in Anlehnung an das Steuerrecht. Fahrtkosten, die 0,18 €/km (Bahntarif) überschreiten, sollen – je nach individueller finanzieller Möglichkeit – zurückgespendet werden. Für die Berechnung der erstattungsfähigen Kilometer ist die je nach Verkehrslage kürzeste verkehrsübliche Straßenverbindung maßgebend. Ein Routenplaner mit der entsprechenden Kilometerangabe ist dem Reisekostenerstattungsantrag zwingend beizufügen. d) Im Ausnahmefall werden die tatsächlich nachgewiesenen Fahrtkosten für Taxifahrten, wenn zur Ausführung des Auftrages oder Beschlusses oder zur Ausübung des Wahlamtes im Einzelfall die Benutzung anderer öffentlicher Verkehrsmittel nicht möglich war, erstattet. Die besondere Veranlassung ist auf dem Beleg in Kurzform zwingend zu begründen. e) Die tatsächlich nachgewiesenen Park- und Straßenbenutzungsgebühren werden erstattet. Andere Nebenkosten der Fahrttätigkeit, wie etwa besonders veranlasste Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherung bedürfen der besonderen und vorherigen Genehmigung. 3 f) Reisekostenerstattungen erfolgen nur auf Antrag und ausschließlich mittels entsprechendem Antragsformular für das jeweilige Kalenderjahr. Dieses wird von der*dem Landesschatzmeister*in (durch die Landesgeschäftsstelle, auf der Homepage des Landesverbandes als Download) in der aktuellen Fassung zur Verfügung gestellt. Die Kreisverbände werden über aktualisierte Fassungen informiert.

5. Verpflegungsmehraufwendungen durch Auswärtstätigkeit

Erstattet werden, unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten, pro Tag die im Bundesreisekostengesetz jeweils gültigen Pauschalen für durch Auswärtstätigkeit bedingte Mehraufwendungen. Eine weitergehende Abrechnung nach Bewirtungsbeleg ist nicht möglich.

6. Übernachtungskosten

a) Erstattet werden die tatsächlich nachgewiesenen Übernachtungskosten ohne Frühstück bis zu 130,00 Euro je Übernachtung. b) Höhere Übernachtungskosten bedürfen einer Begründung in Kurzform auf dem Antrag. Über die Zulässigkeit entscheidet die Landesgeschäftsführung. c) Für Privatübernachtungen können pauschal 20,00 Euro je Nacht erstattet werden. d) Der Anspruch auf Erstattung entfällt bei Unterbringung durch und zu Lasten des Landes-verbandes oder einer nachgeordneten Gliederung.

7. Sachkosten

a) Erstattet werden im Einzelfall die tatsächlich nachgewiesenen Kosten. Regelmäßig wiederkehrende Kosten bedürfen der gesonderten und vorherigen Genehmigung. Die Kosten sind auf den Belegen durch kurzen Vermerk zu begründen und der Zusammenhang zu Auftrag, Beschluss oder Wahlamt kenntlich zu machen. Die Richtigkeit der Angaben muss durch Unterschrift und Datum bestätigt werden. b) Der Landesverband bzw. der Kreisverband kann beschließen, dass die Vorstandsmitglieder und/oder Sprecher*innen von Arbeitsgemeinschaften für die Nutzung privater Telefon- und Internetanschlüsse sowie Mobilfunkverträge für die Parteiarbeit 20% des vorgelegten Rechnungsbetrages, insgesamt maximal jedoch 10,00 Euro pro Monat, abrechnen können. c) Grundsätzlich ist die Verpflegungserstattung nach Bewirtungsbeleg nicht zulässig. Verpflegungsmehraufwände werden regulär über das offizielle Reisekostenformular (nach Bundesreisekostengesetz, siehe § 4 pauschal erstattet. Sollte in Ausnahmefällen eine Verpflegung über Bewirtung unumgänglich sein, sind die Hintergründe zu erläutern. Kosten für alkoholische Speisen und alkoholische Getränke werden nicht erstattet. Die Beschlüsse von Landes- und Kreisverbänden zum Ausschluss bestimmter Lebensmittel bzw. Festlegung auf bestimmte Ernährungsformen (z.B. Begrenzung auf vegetarische/vegane Speisen¹) sind zu beachten. Eine Erstattung davon abweichender Verpflegung ist ausgeschlossen. d) Bewirtungsbelegen ist zwingend eine Liste der Teilnehmer*innen beizufügen. Bei Bewirtungskosten sind der Tag und die Veranlassung der Bewirtung sowie die Namen der teilnehmenden Personen auf dem Beleg gesondert auszuweisen. Es können nur maschinell erstellte und registrierte Belege anerkannt werden. Bei Bewirtungen außerhalb (privatwirtschaftlicher) Gastronomie, z.B. durch Einkauf von Lebensmitteln, sind die Teilnehmer*innen auf dem Antrag auf Auslagenerstattung bzw. durch eine Kopie des Sitzungsprotokolls/Teilnahmeliste nachzuweisen. e) Pfandauslagen werden nicht erstattet. Die entsprechenden Teilsummen sind dem Erstattungsbetrag abzuziehen. f) Um Amts-, Funktions- und Mandatsträger*innen mit Kindern die Teilnahme an Sitzungen auf Landesebene zu ermöglichen, die mit der Amts- oder Mandatserfüllung einhergehen, werden bei Bedarf auf Antrag die mittels Beleg nachgewiesenen Kosten der Kinderbetreuung erstattet, wenn eine anderweitige Betreuung der Kinder oder anderweitige Übernahme der Kinderbetreuungskosten nicht möglich ist. Die Form der Kinderbetreuung bleibt den Antragsteller*innen überlassen. Die Entlohnung der Betreuungspersonen muss jedoch den ortsüblichen Preisen entsprechen. Gleiches gilt für Menschen, die betreuungsbedürftige Erwachsene zu versorgen haben.

8. Genehmigung

Aufwendungen, die der vorherigen und gesonderten Genehmigung bedürfen (z.B. Gebärdendolmetscher) sind von der*dem Anspruchsberechtigten bei der hierzu zuständigen befugten Person oder dem hierfür zuständigen Parteigremium (in der Regel geschäftsführender Vorstand) zu beantragen und zu begründen. Die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags ist zu protokollieren.

9. Abrechnung

a) Erstattungs- und Reisekostenanträge sind zeitnah, spätestens aber innerhalb von 3 Monaten nach Anfall der Ausgabe oder Ende der Dienstreise zu stellen. Erstattungs- und Reisekostenanträge für Ausgaben bzw. Reisen, die länger als 3 Monate zurückliegen, sind nicht mehr erstattungsfähig. b) Erstattungsanträge für Ausgaben im November oder Dezember eines Jahres sind spätestens bis zum 31. Januar des Folgejahres zu stellen. Für Verzichtsspenden gilt diese Fristenregelung analog. Alle Kostenerstattungen, die nach dem 31.01. des Folgejahres geltend gemacht werden, sind nicht mehr erstattungsfähig. c) Später geltend gemachte Ansprüche werden nur nach Nachweis besonderer Gründe – die eine fristgerechte Einreichung verhindert haben und nicht im Einflussbereich der*des Anspruchsberechtigten lagen – erstattet. Die Entscheidung über die Anerkennung der Gründe, obliegt der*dem Landesschatzmeister*in. d) Der Landesverband bietet ein Abrechnungsformular auf Basis dieser Erstattungsordnung und der jeweils gültigen Regelungen im Steuerrecht an. Bei Reisen/Auslagen, die im Auftrag des LV erfolgt sind, ist dieses zu verwenden. 10. Steuerlich begünstigter Verzicht auf die Erstattung zugunsten einer Zuwendung an die Partei Mit Rücksicht auf die Kassenlage werden die Mitglieder und andere beauftragte Personen darum gebeten, einen Teilbetrag der Partei als Spende zur Verfügung zu stellen. Die*der Anspruchsberechtigte kann und ist aufgefordert, auf die Erstattung der geltend gemachten Aufwendungen ganz oder teilweise zu Gunsten einer Zuwendung an die Partei zu verzichten. Die Zuwendung durch ganzen oder teilweisen Verzicht auf die Erstattung muss unter Nennung des Zuwendungs- und ggf. Auszahlungsbetrages schriftlich auf der Abrechnung innerhalb von drei Monaten nach Entstehen des Erstattungsanspruches erklärt werden. Zuwendungen (einschließlich Beiträge) an politische Parteien bis zu einer Höhe von 1.650,00 Euro für nicht Verheiratete und bis zu einer Höhe von 3.300,00 Euro für Verheiratete und zusammen veranlagte Anspruchsberechtigte, sind steuerlich nach § 34g EStG steuerbegünstigt und ermäßigen die Einkommenssteuer um die Hälfte des zugewendeten Betrages. Beiträge und Zuwendungen, die diese Höchstbeträge übersteigen, können nochmals nach § 10b EStG steuermindernd geltend gemacht werden.

11. Festsetzung von verminderten Höchst- und Pauschbeträgen streichen

Eine Kreismitgliederversammlung kann abweichend von dieser Erstattungsordnung für den Geltungsbereich des Kreisverbandes durch einfachen Beschluss die nach dieser Erstattungsordnung geltenden Höchstbeträge und Pauschbeträge vermindern, nicht aber erhöhen. Der Beschluss über die Festsetzung verminderter Höchst- und Pauschbeträge ist als Anlage zu dieser Erstattungsordnung im Geltungsbereich des Kreisverbandes bekannt zu geben. Der Landesverband ist hiervon in Kenntnis zu setzen.

12. Inkrafttreten

Diese Kostenerstattungsordnung wurde mit der Landesfinanzratssitzung vom 30.11.2023 beschlossen und tritt ab 01.01.2024 in Kraft.